Einrichtung eigener Emailkonten über Outlook 2016

Die nachfolgende Anleitung bezieht sich auf die aktuelle (2016) Version von Microsoft Outlook. Neben einer korrekten Installation von Outlook benötigst du natürlich eine aktive Internetverbindung zur Einrichtung und zur Nutzung von eigenen Emailadressen.

Schritt 1

Starte Outlook auf deinem Computer und klicke dann links oben in der Menüleiste auf den Menüpunkt "Datei" (1) um die Einrichtung eines neuen Kontos vorzunehmen.

 

Anschließend klicke bitte auf den Eintrag "+ Konto hinzufügen" (2). Es öffnet sich ein extra Dialog zum Eingeben von benutzerspezifischen Daten.

Schritt 2

Gib zuerst die von dir gewünschten Daten in den vorgegebenen Feldern ein. Alle Felder müssen ausgefüllt werden, damit die Einrichtung gestartet werden kann.

1) "Ihr Name": Wenn du eine persönliche Email einrichtest, dann trage hier am besten deinen Vor- und Nachnamen ein. Wenn du Emailadressen für deine Firma einrichtest, kannst du hier auch die Abteilung eintragen oder den Firmennamen. Die hier gemachte Angabe dient dazu, dass neue Email-Konto eindeutig zu benennen und wird als Anzeigename beim E-Mail-Empfänger angezeigt.

2) "E-Mail-Adresse": Du brauchst für jede Emailadresse, die du verwenden willst, ein eigenes Konto. Willst du zum Beispiel die Email info@deine-domain.de und zusätzlich noch eine zweite Email mit deinem Namen haben, musst du zwei E-Mail-Konten bei Outlook einrichten.

Woraus eine Emailadresse besteht, erklären wir dir unter dem Menüpunkt "Eigene Email" rechts von diesem Artikel.

3) "Kennwort": Wenn du bei uns ein Email-Postfach anforderst, dann legen wir für dich in unserer Verwaltung das gewünschte Postfach an und unser System schickt dir dann die Zugangsdaten inkl. dem automatisch generierten Passwort zu. Das so erzeugte Passwort wird an unseren Mail-Server übermittelt und dazu benutzt, die Berechtigung zum Abruf von Emails zu prüfen. Du musst hier im Dialog zwingend das von uns geschickte Passwort für die entsprechende Emailadresse eintragen. Über den internen Kundenbereich kannst du selbst Emailadressen anlegen und eigene Passwörter vergeben. In diesem Fall verwendest du natürlich die von dir erzeugten Passwörter zum Einrichten.

4) "Manuelle Konfiguration oder zusätzliche Servertypen": Wichtig. Nachdem du alle Angaben wie oben beschrieben gemacht hast, musst du zwingend auf diesen Auswahlpunkt klicken. Und dann erst auf den Button "Weiter". Wenn du das nicht machst und gleich auf "Weiter" klickst versucht Outlook selbständig den Server für deine Emailadresse zu finden. Das funktioniert nicht und nach einer Weile bricht das Programm ab und bringt eine Fehlermeldung.

Schritt 3

Nachdem du die Option "Manuelle Konfiguration oder zusätzliche Servertypen" aktiviert hast (1), werden die gesamten oben gemachten Angaben ausgegraut. Selbstverständlich bleiben diese Daten erhalten und werden weiterhin zum Einrichten benutzt. Wie du später sehen wirst, übernimmt Outlook die von dir gemachten Angaben für die weitere, manuelle Einrichtung. Klicke daher nun einfach auf "Weiter" (2) unten rechts.

Schritt 4

In diesem Fenster kannst du auswählen, ob du dein Email-Konto mit einem speziellen Dienst von Microsoft (Exchange) verbinden willst oder ein unabhängiges Postfach einrichten möchtest. Du musst zwingend die Option "POP oder IMAP" (1) anklicken, da deine Emails über unsere Mail-Server verarbeitet werden. Klicke danach auf "Weiter" (2) rechts unten.

Schritt 5

Die nachfolgenden Einstellungen gelten nur für die Einrichtung eines IMAP Kontos. Wähle daher in jedem Fall als Kontotyp IMAP aus (1). Welche Einstellungen du für ein POP 3 Konto brauchst, zeigen wir dir am Schluss dieser Erklärung.

 

Benutzerinformationen: Diese Daten hat Outlook aus deinen vorherigen Eintragungen übernommen. Auch wenn du den Namen und die E-Mail-Adresse überschreiben oder ändern kannst, empfehlen wir dir, diese Informationen unverändert zu lassen. Wenn in diesen Angaben ein Fehler enthalten ist, solltest du besser auf die Schaltfläche "Zurück" klicken und soweit zurück gehen, bis du wieder bei der Eingabemaske aus Schritt 2 bist und die Daten dann dort ändern.

 

Serverinformationen: Unser Mail-Server ist so konfiguriert, dass er sowohl den Empfang eingehender Email-Nachrichten übernimmt als auch den Versand der von unseren Kunden geschriebenen Email-Nachrichten regelt. Du musst daher in die beiden Felder "Posteingangserver" und "Postausgangsserver (SMTP) (2) die Adresse = mail.c4pserver.net eingeben. Achte genau auf die Schreibweise. Die einzelnen Teile sind durch einen normalen Punkt getrennt. Außerdem musst du, wie schon erwähnt, den Kontotyp auf IMAP stellen.

Hinweis: SMTP bedeutet "Simple Mail Transfer Protocol" und ist ein Protokoll welches hauptsächlich zum Versenden von Emails benutzt wird. Standardmäßig versucht SMTP auf den Port 25 zuzugreifen. Dieser Port wird daher in Schritt 7 von Outlook automatisch ausgewählt. Da unsere Kunden alle als authentifizierte Benutzer eingestuft sind, haben wir unsere neuen Server auf den Port 587 umgestellt. Dieser Port bietet Vorteile beim Spamschutz und setzt sich immer mehr als Standard durch. Es ist daher wichtig, dass du nicht vergisst, den Port umzustellen. Dazu gleich mehr.

 

Anmeldeinformationen: Ganz wichtig. Der Benutzername (3) zum Abrufen deiner Emails ist immer die Emailadresse selbst. Also die Adresse, für die du gerade ein Postfach einrichtest. Wenn du unseren Webmailer nutzt, machst du das manuell, was dein Emailclient Outlook im Hintergrund macht. Du meldest dich beim Server an, indem du zum einen die Emailadresse als Benutzername angibst und dann dass dazu gehörige Passwort oder auch Kennwort (4), wie es bei Outlook heisst. Du solltest das Kennwort speichern (die Checkbox unterhalb der Anmeldeinformationen). Wenn du das nicht machst, dann fragt Outlook jedesmal nach deinem Passwort, wenn du Emails verschicken willst oder wenn du Emails vom Server abrufst.

 

Checkbox "Anmeldung mithilfe der gesicherten Kennwortauthentifizierung (SPA) erforderlich". (5) Diese Checkbox bitte auf keinen Fall aktivieren. Die Aktivierung von SPA sorgt lediglich dafür, dass der Benutzername und das Passwort verschlüsselt an den Server übermittelt wird, während die Kommunikation selbst in keiner Weise geschützt ist. Aus diesem Grund unterstützen immer weniger Server und Programme diese veralterte Option und nutzen lieber SSL. Auch unsere Server verschlüsseln die gesamte Kommunikation direkt über SSL und TSL. 

 

Kontoeinstellungen testen

Wenn du die Option unter diesem Button anklickst, wie im Bild zu sehen, testet Outlook deine Einstellungen jedesmal, wenn du auf "Weiter" klickst. Möchtest du manuell testen ob deine Einstellungen funktionieren, deaktiviere die Option und klicke dann auf die Schaltfläche "Kontoeinstellungen testen..." (6)

 

Weitere Einstellungen (7)

Sobald du alle notwendigen Angaben gemacht hast, bitte auf die Schaltfläche "Weitere Einstellungen" klicken.

Schritt 6

Sobald du auf "Weitere Einstellungen" (vorheriges Bild) geklickt hast, erscheint ein extra Dialog mit drei Karteikarten (Reitern). Die erste Karte "Allgemein" wird nicht benötigt. Klicke bitte auf die Karteikarte "Postausgangsserver" (1).

 

Mit zwei Klicks kannst du diese Aufgabe erledigen. Die Option "Der Postausgangsserver (SMTP) erfordert Authentifizierung" markierst du, indem du ein Häkchen setzt. Anschließend kannst du dann die Option "Gleiche Einstellungen wie für Posteingangsserver verwenden" aktivieren.

 

Möchtest du diese Einstellungen speichern, kannst du auf "Ok" klicken. Anschließend musst du allerdings erneut "Weitere Einstellungen" anklicken, da wir noch wichtige Einstellungen auf der dritten Karteikarte "Erweitert" vornehmen müssen. Du kannst allerdings auch ohne Speicherung sofort zur dritten Karteikeite gehen und dann danach mit "Ok" speichern. Die Erklärung zur Karteikarte "Erweitert" findest du im nächsten Schritt.

 

Hinweis: Durch die obigen Angaben erreichst du, dass beim Versenden von Emails die gleichen Einstellungen (Passwort, Benutzername) verwendet werden wie beim Empfang von Emails. Da du im Schritt 5 markiert hast, dass das Passwort gespeichert werden soll, kannst du nun Emails senden und empfangen, ohne das Passwort erneut eingeben zu müssen. In den allermeisten Fällen ist das auch so gewollt und in Ordnung und erleichtert die Arbeit. Aus Sicherheitsgründen ist es allerdings manchmal durchaus sinnvoll, dass Versenden von Emails zu erschweren, indem in jedem Fall vor dem Versand das Passwort angefordert wird. Du musst dann zwar immer dein Passwort manuell eingeben. Es ist dann aber für Schadsoftware fast unmöglich, heimlich und im Hintergrund dein Mailprogramm zu missbrauchen und Massenemails (Spam) zu verschicken. Falls du diese Option nutzen willst, du kannst jederzeit die Einstellungen eines Postfaches ändern, dann musst du auf dieser Karteikarte etwas andere Einstellungen vornehmen. Aktiviere in diesem Fall die Option "Anmelden mit". Sobald das geschehen ist, werden die Felder zur Eingabe von Benutzername und Kennwort aktiv. Trage dann als Benutzername deine Email-Adresse ein und lasse in jedem Fall das Feld für das Kennwort leer. Wie schon im Schritt 5 erklärt musst die die Option "Gesicherte Kennwortauthentifizierung (SPA) erforderlich" nicht beachten und darfst diese auf keinen Fall aktivieren.

Schritt 7

Auf der Karteikarte "Erweitert" (1) stellst du die Verschlüsselung und Ports ein. Für den Posteingangsserver für das IMAP Protokoll wird der Port 993 (2) benötigt. Am besten stellst du zuerst den verschlüsselten Verbindungstyp auf SSL (3) da Outlook dann normalerweise den Port selbst einstellt. Wenn du zuerst den Port einträgst und dann die Verschlüsselung achte darauf, dass der Port weiterhin auf 993 steht.

Für den Postausgangsserver trägt Outlook wahrscheinlich den Port 25 ein. Für eine verschlüsselte Verbindung ist dieser Port aber nicht geeignet. Du solltest daher auch hier zuerst den verschlüsselten Verbindungstyp auf TLS (5) und dann änderst du den Port auf 587 (4) wenn Outlook dass nicht von alleine umstellt.

 

Alle anderen Einstellungen auf dieser Karteikarte lässt du so, wie Outlook es vorgibt. Klicke jetzt einfach auf "OK" um die Anpassungen zu speichern. Der Dialog mit den Karteikarten wird geschlossen. Jetzt musst du nur noch auf "Weiter" rechts unten klicken und du bist fertig.

Schritt 8

Zum Abschluss der Einstellungen zeigt Outlook noch oben stehenden Dialog an. Möchtest du eine weitere Email-Adresse einrichten, kannst du direkt auf "Weiteres Konto hinzufügen" (1) klicken und dieses Konto einrichten. Ansonsten einfach auf "Fertig stellen" (2) klicken und die Einrichtung beenden. In deinem neuen Postfach sollte sich jetzt mindestens eine Test-Email befinden und du kannst es nun zum Senden und Empfangen von Emails benutzen.

Zusammenfassung

Nachfolgend eine kurze Übersicht alle benötigten Informationen

 

Benutzername zum Anmelden

Das ist immer dein komplette Email-Adresse

Passwort

Brauchst du zum Anmelden. Es sollte aus Buchstaben, Zahlen
und Sonderzeichen bestehen und mind. 8 Zeichen lang sein.

Posteingangsserver

mail.c4pserver.net

Port für Posteingangsserver

993

Verschlüsselung

SSL

Postausgangsserver (SMTP)

mail.c4pserver.net

Port für Postausgangsserver (SMTP)

587

Verschlüsselung

TLS

Postausgangsserver (SMTP)

erfordert Authentifizierung

Postausgangsserver (SMTP)

muss gleiche Einstellungen (Benutzername und Passwort)
wie Posteingangsserver haben